Хранить нельзя уничтожить

Экономическая неопределенность, которая  охватила весь мир, и которую некоторые склонны называть кризисом, при всех своих огромных негативных последствиях создает и новые возможности для бизнеса. Предприниматели отходят от привычных взглядов, сама жизнь заставляет их обратить свое внимание на новые, неизвестные прежде сферы приложения своего ума, энергии и капиталов. Наш журнал уже рассказывал о новых, необычных и многообещающих социальных и экономических проектах, которые пытаются осуществить казахстанские предприниматели, например – об уникальной системе очистки воздуха Алматы от смога http://exclusive.kz/ekologicheskij_tupik, или о создании в Казахстане завода по производству топливных гранул из бросового ныне сырья – камыша и тростника http://exclusive.kz/kamyishovyij_resurs

Сегодня наш рассказ еще об одной инновации – развитии в Казахстане аутсорсиногового архивного бизнеса. Итак, можно ли заработать на старых документах?

Деятельность организации – будь то государственное учреждение или частная компания, обязательно сопровождается  созданием огромного количества бумажных документов, которые необходимо обрабатывать и хранить. Для этого в крупных компаниях работают целые отделы, а в малых, где возможности расширения персонала крайне ограничены, эту ношу несут на себе секретари или бухгалтеры. Бумажный поток, заполняющий архивы, требует серьезных расходов на его хранение, структурирование и даже на уничтожение. Поэтому в Казахстане в последние годы начало развиваться новое направление – все эти заботы компаний берут на себя частные архивисты, предлагающие услуги внеофисного хранения документов.

Преимущества архивного аутсорсинга доходчиво разъяснила нам Ксения Савицкая, исполнительный директор казахстанской компании ТОО «Corpus Archive Service»: высвобождение офисных пространств, оптимизация затрат, обеспечение сохранности документов и информации, их оперативная доставка в случае необходимости. И механизм передачи архивных документов на хранение прост и часто малозатратен. Компания предоставляет целый комплекс архивных услуг: короба, упаковку, транспортировку, размещение в хранилище, и даже  проведение экспертизы научной и практической ценности документов, переплет документов и дел любой сложности и многое другое.

Другая важная сторона проблемы – уничтожение старых документов, которая оказывается неразрешимой для многих компаний. Как уничтожить – не во дворе же сжигать? Аутсорсинговый архив избавляет клиента от этой головной боли.

-Обязательным  условием  уничтожение документов с истекшими сроками хранения  является проведение экспертизы ценности документов. – рассказывает Ксения Савицкая. - По  её результатам  в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Уничтожение документов проходит конфиденциально. По желанию организации, во время предоставления данной услуги может присутствовать представитель организации-заказчика или же после уничтожения документов предоставляется запись всего процесса уничтожения документов.

Мы попросили Ксению Савицкую поподробнее рассказать о бизнесе компании.

- Мы занимаемся обработкой и сдачей в горархив документов. Нашими клиентами являются многие крупные компании, а  также  немалое количество представителей  малого и среднего бизнеса и физические лица. У нас есть несколько хранилищ, расположенных по городу так, чтобы можно было переместить документы от клиента или обратно в течение 15-20 минут. Кроме того, мы имеем филиал в Атырау, сейчас рассматривается проект нашего расширения в Астану.

-Десять лет присутствия на рынке – немалый срок. Как вам это удалось?

- Серьезный бизнес строится медленно. В эти  десять лет первые три года мы нарабатывали опыт, собирали и увеличивали нашу клиентскую сеть,  потом, до 2012 года, шло наше медленное развитие, а с 2012 года наш рост значительно ускорился. Я считаю, что бизнес просто оценил преимущества сотрудничества с нами. Появились новые клиенты, мы значительно расширили спектр наших услуг. Только за год, с 2015 года объемы хранения документов увеличились у нас на 15 тысяч единиц.

- Хранилища у вас приспособленные, или вы сами их строили?

- У нас есть и приспособленные, и специально построенные помещения для хранения документов. Они все оснащены современными автоматическими  системами пожаротушения, системами наблюдения и контроля. Для всех наших заказчиков существует онлайн-доступ к системе хранения, он может в любой момент зайти в нее, и узнать, где находятся его документы, в каком статусе. Ведь документы могут как просто лежать на хранении, так и перемещаться, в соответствии с их назначением. Наша фирма введет весь архив заказчика, и поэтому он может очень быстро найти тот или иной документ. По текущим документам постоянно идут запросы, и наш клиент сразу получает информацию: где находится документ, в заявке или в отработке, может даже увидеть,  что нужный документ находится где-то у него в офисе.

- Такая система требует, очевидно, современных электронных технологий. Вы какую технологию у себя применяете, наверное, завозили ее из-за рубежа?

- В нашей стране есть компании, которые также работают в этой сфере. Они взяли за основу российские и немецкие технологии. Но мы сразу решили разрабатывать свою технологию, у нас есть свои очень квалифицированные программисты, которые занялись этим делом. И очень успешно. Поэтому мы сегодня совершенно справедливо  считаем себя 100-процентной казахстанской компанией.

- Важнейший вопрос для любого бизнеса – инвестиции. Сколько вы вложили в развитие компании за прошедшие десять лет?

- Думаю, не менее 400 тысяч долларов. Только в этом году мы вложили около 11 млн. тенге, на эти деньги были приобретено оборудование для стеллажного хранения.

- Эти вложения – вы берете кредиты в банках, или же это ваши средства, которые вы сами зарабатываете?

- Из собственных средств. За все годы существования наша компания ни разу не брала кредитов.

- Но, наверное, от хорошего кредита вы бы не отказались?

- Конечно, мы хотим активно развиваться, вывести нашу компанию на новый высокий уровень. Ведь на сегодня мы – единственная компания такого профиля, которая полностью казахстанская, у нас нет франшизы, мы используем только отечественные разработки, у нас и работают только казахстанцы.

- Как вы считаете, в сегодняшней ситуации - где выгоднее всего бизнесу искать инвестиции: в банках, инвестиционных фондах, в государственных структурах, вроде «Даму», у иностранного бизнеса, у наших бизнесменов? Что бы вы, как предприниматель, предпочли?

- Наверное, наиболее правильным было бы брать деньги у наших казахстанских банков, потому что это наши, отечественные организации. Так происходит и во всем мире. Здесь дело еще и в специфике нашего бизнеса – ведь мы имеем дело с информацией, причем зачастую - конфиденциальной… Если бы у нас нашелся иностранный инвестор, то вполне возможно, он получил бы доступ к этой информации. Вряд ли бы нашим клиентам это понравилось…

- А как  вам тогда ставки за кредит наших банков -14,18 процентов и более?

- Да, банковские ставки у нас сегодня очень велики. Поэтому мы и не берем кредитов, а делаем упор на собственные средства.

-Но если придет к вам не банк, а предприниматель, или даже частное лицо, который хотел бы вложить в ваш бизнес свои средства – вы ему обрадуетесь?

- Конечно. Мы готовы обсуждать все предложения от наших казахстанских партнеров, потому что у нас широкая программа развития и нам нужны деньги.

- И вы готовы даже поделиться частью своего бизнеса?

- Если мы увидим, что наш партнер, инвестор разделяет наши устремления и планы, если он приходит к нам с серьезными намерениями и готов разделить с нами ответственность – тогда да, мы готовы передать ему часть нашего бизнеса.

- Вы сказали о больших планах, а какие они?

- Мы хотим распространять нашу деятельность на другие регионы, прежде всего в Астану и Актау, где есть весьма большой документооборот, развивать нашу сеть хранилищ, также увеличивать и спектр предоставляемых услуг. В нашем бизнесе очень важны квалифицированные, подготовленные кадры, поэтому мы будем увеличивать число рабочих мест, искать таких людей и предоставлять им хорошие условия. Все это требует денег.

- Интересно ли вам сегодня получать деньги через такие институты государства, как, к примеру, «Даму», которые  и созданы для помощи малому и среднему бизнесу?

- Да, интересны, но тут нужно очень тщательно проработать все вопросы: заинтересует ли наша программы такие организации, на каких условиях мы можем получить деньги, как будет субсидироваться банковская ставка, и много других. Но если они поддержат нас, именно как казахстанскую компанию, то это было бы замечательно.

- Если вы будете выполнять намеченную вами программу распространения  в регионы, используя только свои деньги – на сколько лет это затянется?

-По нашим расчетам, это растянется лет на пять. А вот если мы найдем инвестора, то этот процесс можно завершить за год. Ведь у нас вся технология отработана. Нужно здание, которое соответствовало бы определенным стандартам. Оборудовать его, принести технологии и нанять хороших специалистов – все это много времени не займет. Поэтому сегодня наше главная проблема – найти хорошего инвестора.